Eine betriebswirtschaftliche Auswertung (BWA) zu lesen, zu verstehen und vor allem Handlungen aus ihr abzuleiten sollte heute jeder Unternehmenslenker beherrschen. Häufig beschränkt sich die Analyse auf das vorläufige Ergebnis und beeinflusst die Stimmungslage. Doch damit allein sind Sinn und Zweck dieses Instruments nicht erfüllt. Denn die BWA ist meist das einzige unterjährige Steuerungsinstrument der Unternehmen und sollte deshalb in die Management-Prozesse eingebunden werden. In der Regel fordern auch Banken und Investoren eine BWA, wenn es um die Vergabe von Krediten geht. Eine gesetzliche Pflicht für eine BWA besteht übrigens nicht: Daher gibt es auch keine rechtlichen Vorgaben, wer sie erstellen oder wie sie gestaltet werden muss.

Die Daten der BWA stammen aus der Finanzbuchhaltung des Unternehmens. Häufig liefert sie der Steuerberater und erstellt sie mit einer Buchhaltungssoftware z. B. im Rahmen des Monatsabschlusses. Voraussetzung dafür ist eine vollständige und zeitnahe Buchung sämtlicher Geschäftsvorfälle. Die BWA orientiert sich grundsätzlich an der Gewinn- und Verlustrechnung des Jahresabschlusses. Die Struktur ist zwar standardisiert und orientiert sich an der Gewinn- und Verlustrechnung, Modifikationen einer BWA sind aber passend zum Geschäftszweck möglich.

Da die BWA monatlich erstellt wird, bildet sie auch die aktuelle finanzielle Situation ab und ermöglicht es dadurch, die Leistungsfähigkeit eines Unternehmens zu beurteilen. Auch Schwachstellen können einfach aufgedeckt werden. Auf Basis einer BWA lassen sich so gezielte Maßnahmen planen und umsetzen. Hierfür sollten die Ergebnisse regelmäßig im Führungskreis des Unternehmens diskutiert werden. Als Steuerungsinstrument muss die BWA also aktuell sein. Gesetzte Ziele, beispielsweise eine Deadline zur Monatsmitte sind wichtig. Wenn Informationen nämlich alt sind, ist es oft zu spät, um noch Maßnahmen einzuleiten. Und wenn mit Gesellschaftern oder Banken eine regelmäßige Vorlage der BWA vereinbart wurde – monatlich oder vierteljährlich –, sollte auch sichergestellt sein, dass sie automatisch verteilt wird. Das gehört heute zum guten Ton!

Aufbau und Struktur der BWA

Was in eine BWA gehört, hängt von der Art der betriebswirtschaftlichen Auswertung ab. Hier ein paar Dinge, auf die es zu achten gilt:

a) Die BWA sollte neben den Positionen auch die Werte der einzelnen Erfolgskonten der Buchhaltung zeigen. Dieser Wertenachweis stellt eine Erweiterung der kurzfristigen Erfolgsrechnung dar und ordnet alle Erfolgskonten den jeweiligen BWA-Positionen zu. Ein Beispiel: Die kurzfriste Erfolgsrechnung zeigt die Personalkosten insgesamt. Der Wertenachweis gliedert die Personalkosten auf in Löhne, Gehälter, Sozialaufwendungen etc. Damit lässt sich analysieren, wie sich die einzelnen Konten innerhalb der Positionen entwickelt haben. 

b) Gerade im Projektgeschäft ist es schwierig, anhand eines einzelnen Monats eine Aussage über die Geschäftsentwicklung abzuleiten. Insofern ist es sinnvoll, die kumulierten Werte (Jahresverkehrszahlen) seit Jahresbeginn aufzuführen.

c)  Je nach Situation kann es hilfreich sein, zu den jeweiligen Werten den korrespondierenden Vorjahreswert zu listen.

d) Ein Ziel ohne Plan ist nur ein Wunsch – insofern sollten Unternehmen unbedingt einen Finanzplan aufstellen und die BWA zur Soll-Ist-Analyse nutzen.

Einführung in zentrale Begriffe

Gesamtleistung: Die Umsatzerlöse werden anhand der geschriebenen Rechnungen gebucht. Anzahlungsrechnungen gehören nicht dazu. Für die Auftragsfertigung ist typisch, dass sich Projekte über Periodengrenzen hinweg erstrecken und Arbeiten verrichtet werden, lange bevor umsatzwirksame Rechnungen gestellt werden. Sämtliche erbrachten Leistungen, zu denen auch für die Kostenträger zugekaufte Materialien und bezogene Leistungen gehören, erhöhen zu ihren Anschaffungs- und Herstellkosten das Vorratsvermögen. Der Auf- bzw. Abbau dieser unfertigen Erzeugnisse steht als «Bestandsbewertung» in der Erfolgsrechnung der BWA. Ohne korrekte Bestandsveränderungswerte führt eine BWA im Werkzeug- und Formenbau allerdings zu falschen Schlüssen. Die Addition von Umsatzerlösen, der Bestandsveränderung und möglicher sonstiger betrieblicher Erlöse ergibt die Gesamt- oder Betriebsleistung.

Material- und Wareneinsatz: Die Buchhaltung verbucht mit Lieferanteneingangsrechnungen den Wareneinkauf. Für die Rentabilitätsanalysen ist aber der tatsächliche Wareneinsatz wichtig, der für den ausgewiesenen Umsatz notwendig war. Im Werkzeug- und Formenbau werden die meisten Materialien und Leistungen auftragsbezogen auf den Kostenträger bestellt. Entnommene und verbrauchte Materialien müssen über Materialentnahmescheine oder ein Warenwirtschaftssystem berücksichtigt werden.

Betrieblicher Leistungsprozess: Von der Gesamtleistung werden Material- und Wareneinsatz abgezogen. Das Ergebnis heißt Rohertrag, manchmal fälschlicherweise «Deckungsbeitrag 1» genannt. Die richtige Interpretation ist jedoch die Wertschöpfung, also der geschöpfte Mehrwert, der durch das eingesetzte Material erwirtschaftet wurde. Mit dem Rohertrag müssen alle betrieblichen Kosten gedeckt und möglichst noch für ein positives Betriebsergebnis, den Gewinn, gesorgt werden. Man spricht bei den Positionen bis zum Rohertrag auch vom betrieblichen Leistungsprozess.

Im Weiteren gibt es drei wesentliche Aufwandsblöcke im Unternehmen:

• Personalkosten: Einer der meist größten Kostenpositionen sind die Personalkosten. Hier gilt es zu bedenken, dass Tantiemen, Weihnachts- und Urlaubsgelder die tatsächlich im Jahr anfallenden Kosten verfälschen. 
• Absetzung für Abnutzung (AfA): Immer wieder ist zu beobachten, dass die AfA – oft auch als «Abschreibungen» bezeichnet – erst mit dem Jahresabschluss korrekt und unterjährig mit einem kalkulatorischen Wert gebucht wird. Davon ist jedoch dringend abzuraten. Auch, wenn die AfA keine zahlungswirksame Größe darstellt, verdient werden muss sie trotzdem!
• Sonstige betriebliche Aufwendungen (SbA): Alle anderen Kostenpositionen werden als sonstige betriebliche Aufwendungen bezeichnet. In der BWA sind diese Positionen einzeln aufgeführt.

Betriebsergebnis (Earnings before Interest and Taxes, EBIT): Dieser wichtige Wert zeigt das Ergebnis aus dem operativen Geschäft des Unternehmens. Hierfür werden Personalkosten, AfA und SbA vom Rohertrag subtrahiert. Häufig wird noch das operative Ergebnis ohne AfA ausgewiesen, das EBITDA (Earnings Before Interest, Taxes, Depreciation and Amortization).

Neutrales Ergebnis: Auf das operative Ergebnis folgt das neutrale Ergebnis. Es bezeichnet Erträge und Aufwände, die nicht zum operativen Geschäft gehören, wie etwa Schadenserstattungen von Versicherungen, Zinserträge und Zinsaufwand. Mit dem Bilanzrichtlinie-Umsetzungsgesetz (BilRUG) entfällt das außerordentliche Ergebnis, in dem bisher alle nicht betrieblich verursachten Geschäftsfälle aufgeführt wurden. Diese werden nun auf die anderen Posten verteilt. 

Ergebnis vor Steuern (Earnings before Taxes, EBT): Das EBT ist nicht von Ertragssteuern beeinflusst, die möglicherweise von externen Faktoren oder der Rechtsform abhängen. Diese BWA-Position bewertet die unternehmerische Aktivität und wird deshalb gerne für den Erfolgsvergleich verschiedener Unternehmen verwendet.

Ertragssteuern und vorläufiges Ergebnis: Die Buchungen der betrieblichen Ertragssteuern beziehen sich auf die Vorauszahlungen von Körperschaft- und Gewerbesteuer. Sie können von der tatsächlich fälligen Steuerlast erheblich abweichen. Daher wird in der Diskussion der BWA oft mehr Augenmerk auf das EBT gelegt.

Arbeiten mit der BWA

Wesentlich bei der Betrachtung sind die absoluten Werte im Vergleich des aktuellen Monats mit den Durchschnittszahlen des gesamten Betrachtungszeitraums wie auch gegenüber der Situation im Vorjahreszeitraum. Dabei unterscheiden wir Kennzahlen mit den Bezugsgrößen «Gesamtleistung», «Gesamtkosten» und «Personalkosten».

Für die Verwendung der BWA als Controlling-Instrument gibt es eine einfache 4-Punkte-Betrachtung: 

1. Augenmerk auf den betrieblichen Leistungsprozess
   • –Prägend für den Werkzeugmacher ist der charakteristische Leistungsprozess. Die ungleichmäßige Umsatzverteilung und dynamische Bewegung der Bestände machen eine Beurteilung auf Ebene von Umsätzen selten aussagekräftig. Daher ist die Gesamtleistung die erste Größe der BWA die man betrachten kann. Doch Vorsicht: Da die Wareneinsatzquoten branchentypisch stark volatil sind, ist häufig auch die Gesamtleistung keine aussagekräftige Controlling-Grundlage.
   • Daher spielt der Rohertrag, also die betriebliche Wertschöpfung, eine besondere Rolle. Denn ungeachtet der Entwicklung von Umsatz und Beständen gilt es aus dem Rohertrag die Kosten des Unternehmens zu decken. Er reflektiert exakt die Leistungsfähigkeit des Unternehmens und ist daher die wesentliche Größe, die es zu betrachten gilt. Manche Betriebe überwachen die Wertschöpfung sogar auf Tagesbasis per Stundenbuchungen. Die Wertschöpfung ist auch die Einzige Größe, die kurzfristig durch Maßnahmen und Managemententscheidungen beeinflussbar ist. Auch der Wert, der zur Deckung der Kosten erforderlich ist, lässt sich leicht von Monat zu Monat verfolgen bzw. mit einem Vergleichszeitraum ins Verhältnis setzen.
2. Die Kostensituation im Unternehmen
   • Den meist größte Kostenblock stellen die Personalkosten dar. Hier ist es sinnvoll zu wissen, wieviel davon auf direkte (produktive) und wie viel auf indirekte Mitarbeiter anfällt. Kurzfristig hat man auf diese Werte jedoch meist keinen Einfluss.
   • Die AfA ist ebenfalls eine kurzfristig kaum veränderbare Größe. Um Steuern zu sparen versuchen manche Unternehmen in wirtschaftlichen Schwierigkeiten dennoch die Abschreibungszeiträume der planmäßigen AfA kurz zu gestalten. Davon abgesehen, dass man dadurch im wesentlichen nur Zinsen sparen kann, führt dieses Vorgehen oft zu einer unangemessen hohen Belastung des Ergebnisses.
   • Den Sonstigen betrieblichen Aufwendungen sollte man Aufmerksamkeit schenken. Denn Kosten steigen auch ohne weiteres Zutun. Wenn also etwas aus dem Ruder läuft, hilft der Blick in eine Planvorgabe. Kommt es hier zu ungeplanten Kostenmehrungen, kann der Unternehmer einen Ausgabenstopp bestimmen und sich Bestellungen zur Genehmigung vorlegen lassen.
3. Neutrale Ergebnis und Geschäftssituation
   • Je nach Situation weicht das EBT vom EBIT ab. Häufig ist es die Zinsbelastung, die hier durchschlägt. Doch die Zinsen fallen meist aperiodisch an und lassen sich kurzfristig wenig beeinflussen. Dennoch lohnt es sich, die Finanzierung des Unternehmens auf den Prüfstand zu stellen.
4. Profitabilität als der Kernzweck der ökonomischen Unternehmung
   • Das Projektgeschäft in der Werkzeug- und Formenbau-Branche führt zu schwankenden Auslastungen und auch zu schwankenden Ergebnissen. Es ist kein Weltuntergang, wenn ein Betrieb den einen oder anderen Monat keine Gewinne erwirtschaftet. Langfristig ist dies jedoch unabdingbar und oberstes unternehmerisches Ziel.

Was kann eine BWA leisten, was nicht?

Die BWA ist eine Form der wirtschaftlichen Erfolgsrechnung und basiert auf den Erfolgskonten, die Erträge und Aufwendungen verbuchen. Bestandskonten beschreiben hingegen das Vermögen eines Unternehmens wie beispielsweise Grundstücke und Verbindlichkeiten. Diese Aspekte müssen mit Summen- und Saldenlisten analysiert werden. 

Der Unterschied zu einer Gewinn- und Verlustrechnung (GuV) ist, dass die BWA lediglich den aktuellen Stand der Buchhaltung widerspiegelt. Es ist die Schwäche des BWA-Formats, dass ausschließlich Posten einbezogen werden, die schon gebucht wurden. Denn einige Geschäftsvorfälle werden erst am Jahresende gebucht und finden unterjährig keine Berücksichtigung. Dennoch: Richtig gelesen, offenbaren die öden Zahlenkolonen ihre Geheimnisse und zeigt zeitnah, wie es ums Unternehmen bestellt ist. Die BWA wird so zum Frühwarnsystem und Management-Cockpit.

Und abschließend bleibt anzumerken, dass ein Expertengespräch zur BWA mit externem Blick oftmals helfen kann, wertvolle Ansatzpunkte bei der Betriebsführung zu entdecken. Der VDWF beispielsweise verfügt hier über ein umfangreiches Expertennetzwerk. 

Beispiel-BWA in der gängigen Version mit Wertenachweis und Vorjahresvergleich.

Konto -und Zeilennummern: In der gelben Spalte werden die Finanzbuchhaltungskonten des angewendeten Kontenrahmens und die spezifischen Zeilennummern der BWA-Positionen angegeben.

Die Kontenarten: In den roten Spalte sind die Erlös- und Kostenkonten aufgeführt. Die einzelnen Konten sind jeweils unter der entsprechenden BWA-Position bzw. Kontoart zusammengefasst und bilden den Wertenachweis. Beispiel Raumkosten: Hier summieren sich die Kosten für Heizung, Gas, Wasser, Strom und Reinigung.

Monatswerte: Die grüne Spalte zeigt die Werte des Monats und die des Vergleichsmonats aus dem Vorjahr. Zudem wird die absolute und die prozentuale Abweichung zum Vorjahr angegeben.

Kumulierte Werte: Die blaue Spalte enthält die Zahlen des kumulierten Zeitraums, hier die Monate Januar bis Juli. Analog zu den Monatswerten ist auch hier der Vorjahresvergleichszeitraum aufgeführt.