Rechnungen korrekt handhaben

Zu Beginn des Themas möchte ich gleich noch ein paar Einschränkungen machen. Nicht behandeln werde ich im Folgenden die Pflichtangaben, die auf jeder Rechnung stehen müssen wie Rechnungsnummer, Steuernummer uvam. Hierbzu möchte ich auf das Umsatzsteuergesetz § 14 Absatz 4 UStG verweisen, in dem dieses entsprechend geregelt ist. Ferner gehe ich in den folgenden Ausführungen davon aus, dass die Betriebe der „Soll-Besteuerung“ unterliegen. Ferner möchte ich mich im Folgenden auf die Faktura der Leistungsabrechnung konzentrieren und werde keine Rechnungskorrekturen oder Gutschriften etc. behandeln.

Einfache Faktura

Für den Werkzeug-, Modell- und Formenbau typisch, haben wir es i.d.R. mit den Vertragsformen des Dienstvertrags, des Kaufvertrags und dessen Sonderform des Werk- bzw. Werklieferungsvertrags zu tun. Wenn dann die entsprechend vereinbarte Leistung erbracht wurde, so wird man eine Rechnung über die vereinbarte Vergütung, Kaufpreis oder Werklohn stellen.

Etwas tiefer im Detail betrachtet und die Vermögenswerte mit einbezogen ist es – reine Kaufsachen mal außen vor – so, dass mit der Auftragserteilung begonnen an dem Auftrag gearbeitet und Wert geschaffen (geschöpft) wird. Diese Wertentwicklung spiegelt sich im Vorratsvermögen wider und wird dort als „unfertige Erzeugnisse“ bilanziert. Eine korrekte Bewertung ist hierbei nicht nur handelsrechtliche unabdingbar, sondern macht auch unbedingt Sinn, um zumindest monatlich die Ertragskraft des Unternehmens stimmig messen zu können (vgl. https://bwl4wzb.blog/2017/12/10/bestandsbewertung-richtig-gemacht/).

Mit der Stellung der Rechnung geht die Sache dann in das Eigentum des Leistungsempfängers inkl. aller Rechtspflichten über. Der Kaufmann spricht hierbei auch vom „verumsatzen“. Aus dem Vorratsvermögen wird zunächst eine Forderung und später dann mit dem Zahlungseingang ein Mittelzufluss. Dieses wird im Fachjargon als „Cash Conversion Cycle“ bezeichnet.

Eine wichtige Sache, die es zu beachten gilt, ist, wann man denn berechtigt ist, eine Rechnung zu stellen? Was bei Dienst- und Kaufverträgen noch einfach ist, stellt bei Werkverträgen – also beispielsweise der Herstellung einer Spritzgießform – oft eine Herausforderung dar. Im Werk- bzw. Werkliefervertrag ist zwingend die Abnahme des Gewerks erforderlich. Erst nachdem diese erfolgt ist, kann eine Rechnung gestellt werden! Das wird oft etwas verdrängt. Für weiterführende Information sei hierzu auf das „Kompendium Vertragsrecht“ verwiesen, welches allen VDWF-Mitgliedern zur Verfügung steht.

Anzahlungsrechnung

Werden die Projektvolumen größer und erstrecken sich über mehrere Monate Bauzeit hinweg, so finanziert der Leistende quasi die gesamte Herstellung des Gewerks bis zum Zahlungseingang des Werklohns mit eigenen Mitteln vor. Hierbei stoßen jedoch viele Marktteilnehmer in dem sehr kapitalintensiven Markt des Werkzeug-, Modell- und Formenbau an die Grenzen ihrer finanziellen Möglichkeiten. Daher liegt es nahe, einen Teil der Vorfinanzierung auf den Leistungsempfänger abzuwälzen. Eine Möglichkeit hierfür stellt die so genannte „Anzahlungsrechnung“ (oft auch als Akonto- oder Abschlagsrechnung bezeichnet) dar. Man vereinbart also mit dem Auftraggeber, eine Vorabzahlung eines Teilbetrags um die Vorfinanzierung der Herstellung (bspw. Materialeinkauf) zu unterstützen.

Anzahlungen sind also Vorleistungen des Leistungsempfängers an den Leistenden zur Erbringung einer zukünftigen Leistung. Dieser Zahlung steht somit noch keine erbrachte, sondern eine zukünftige Leistung gegenüber.

Ertragsteuerlich wirken sich Anzahlungen nicht aus. Sie sind rein liquiditätswirksam und beim Leistenden als Verbindlichkeit gegenüber dem Leistungsempfänger auszuweisen – wird die Leistung nicht erbracht, ist der Betrag zurückzuzahlen. Beim Leistungsempfänger entsteht spiegelbildlich dazu eine Forderung. Der bilanzielle Ausweis beim Leistenden ist unter „erhaltene Anzahlungen“, beim Leistungsempfänger unter „geleistete Anzahlungen“ vorzunehmen.

Solche Anzahlungsrechnungen sind nicht umsatzwirksam! Das ist wichtig zu verstehen, sie stellen Verbindlichkeiten ggü. dem Besteller dar. Dieser hat zu dem Zeitpunkt der Bezahlung der Anzahlungsrechnung ja noch keine Leistung erhalten. Somit ist es auch verständlich und üblich, dass zur Absicherung der Akontozahlungen meist entsprechende Bankbürgschaften gefordert werden. Eine Alternative hierzu – zumindest für Anzahlungen zu einem späteren Zeitpunkt (beispielsweise eine vereinbarte zweite Anzahlungstranche) zu dem schon Werte des bestellten Gewerks geschaffen wurden – könnte ein Sicherungsübereignungsvertrag darstellen. 

Die Bereitstellung eines Bürgschaftsrahmens ist nicht günstig und die Finanzierung der Herstellung über Anzahlungsrechnungen stellt eine eher teure Variante der Working Capital Finanzierung dar.

Noch eine fiskale Besonderheit: Obwohl noch keine umsatzsteuerliche Leistung erbracht wurde, fallen die Anzahlungen unter die Umsatzsteuerpflicht. Hier gilt es zu beachtet, dass nur das tatsächlich vereinnahmten Entgelte der Umsatzsteuer unterliegen. Gleichzeitig kann der Leistungsempfänger die Vorsteuer für die tatsächlich geleistete Anzahlung geltend machen. Anzahlungsrechnungen unterliegen hierbei stets der IST-Besteuerung! D.H., die Umsatzsteuer ist zum Zeitpunkt des Geldeingangs fällig und nicht zum Zeitpunkt der Rechnungsstellung.

Die Pflicht zur Ausstellung einer Anzahlungsrechnung besteht wie bei jeder anderen Rechnung auch. Bei den Rechnungsmerkmalen ist jedoch darauf zu achten, dass die Bezeichnung „Anzahlungsrechnung“ eindeutig darauf hinweist, dass es sich um eine solche handelt.

In der Schlussrechnung – so bezeichnet man die finale Rechnung, wenn es zuvor bereits andere Rechnungsstellungen zur Bestellung gegeben hat – wird dann die Leistung wie in einer „normalen“ Rechnung angesetzt und lediglich der zur Bezahlung offene Betrag um die bereits geleisteten Anzahlungen geschmälert.

Es sei noch darauf hingewiesen, dass insbesondere zur Handhabung von Anzahlungsrechnungen branchenspezifische Unterschiede existieren. So gelten für die Bauwirtschaft beispielsweise oftmals andere Bestimmung.

Teilrechnung

Als Teilzahlung bezeichnet man Zahlungen des Leistungsempfängers für bereits erbrachte Leistungen. Meist werden fertig gestellte Teilabschnitte von größeren Projekten, zB. die Konstruktion eines Spritzgießwerkzeugs oder später auch die funktionsfähige Form (ohne Optimierungsschleifen) mit Teilrechnungen vom Leistenden abgerechnet.

Eine Teilrechnung ist umsatzsteuerlich wie jede andere Rechnung zu behandeln. Als zusätzliches Rechnungsmerkmal muss die Teilrechnung als solche gekennzeichnet sein. Die Umsatzsteuer wird im Rahmen der Sollbesteuerung fällig. Ertragsteuerlich sind Teilrechnungen sofort erfolgswirksam. Der Teilrechnung steht eine bereits erbrachte Teilleistung gegenüber. Bilanziell ist beim Leistenden so lange eine Forderung gegenüber dem Leistungsempfänger auszuweisen, bis die Schuld beglichen ist – beim Leistungsempfänger vice versa. 

Achtung: Hierbei findet ein Eigentumsübergang statt und mit Stellung einer Teilrechnung muss der Herstellkostenanteil der Teilrechnung aus dem Vorratsvermögen genommen werden! Erfahrungsgemäß stellt dieses für die meisten Werkzeug-, Modell- und Formenbaubetriebe eine gewisse Komplexität und Fehlerquelle dar. Um den Herstellkostenanteil der Teilrechnung – also den Wert, der veräußerten unfertigen Erzeugnisse – zu kennen, ist zwingend ein entsprechend aufgestellter Betriebsabrechnungsbogen mit einer streng pagatorischen Ermittlung der Herstellkostenstundensätze erforderlich.

Wieso Teilrechnungen?

Mit der Stellung der Teilrechnung wird ein „Teil“ des Gewerks verumsatzt und dabei auch die entsprechende Marge (Differenz zwischen den, zu Herstellkosten bewerteten, unfertigen Erzeugnissen und dem Umsatz) realisiert. Diese Gewinnrealisierung führt in der Periode zu besseren Ergebnissen, was in gewissen Situationen von Vorteil sein kann. Ferner erreicht man durch diese Teilleistungsverrechnung eine willkommene Reduktion des Vorratsvermögens, welches andernfalls finanziert werden muss. Zudem verkürzt sich durch diese Maßnahme die Bilanz (vgl. Eigenkapitalquote).

Unfertige Erzeugnisse, also noch nicht verumsatzte Waren, stellen aus Banken-Sicht ein gewisses Risiko dar. Insofern ist es ebenfalls aus dieser Perspektive vorteilhaft, Teile dieses Vorratsvermögens möglichst schnell zu verumsatzen.

Vorsicht: handelsrechtlich können streng genommen nur wirtschaftlich eigenständig nutzbare Gewerke (Konstruktion, funktionsfähiges Werkzeug etc.) per Teilrechnung übertragen werden. Eine willkürlich prozentuale Aufteilung des Kaufpreises in Tranchen (zB. 25% Anzahlung, 70% Teilzahlung und 5% mit Schlussrechnung) wie man es häufig sieht, kann bedenklich sein.

Allgemein kann ich aus Erfahrung sagen, dass das Thema Teilleistungsabrechnung sehr komplex ist und viele Fehlerquellen in sich birgt. Leider ist es auch so, dass nicht jedes branchenspezifische ERP-Systeme den unterschied der verschiedenen Rechnungsarten kennt und auch nicht korrekt damit umgehen kann. Bitte achten Sie also unbedingt auf eine korrekte Buchhaltung und konsultieren ggf. einen Fachmann.

Wer Interesse an einer entsprechenden Vorlage für eine solche Liquiditätsplanung in Excel hat, schreibt mir bitte hierzu per E-Mail.

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